Q & A zur praktischen Umsetzung
1. Wie kann ein Hinweisgebersystem für mein Unternehmen aussehen?
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet verschiedene Möglichkeiten, ein Hinweisgebersystem im Unternehmen auszugestalten. Eine davon ist die Einrichtung eines digitalen Hinweisgebersystems. Unsere Kanzlei arbeitet mit dem Anbieter einer entsprechenden Software zusammen. Die Software wird durch ein in Deutschland ansässiges Unternehmen bereitgestellt und erfüllt zertifizierte Industriestandards.
2. Was ist der Vorteil eines digitalen Hinweisgebersystems?
Ein digitales Hinweisgebersystem basiert auf einem softwaregestützten System, das die Hinweisabgabe online ermöglicht. Dadurch ist die ständige Erreichbarkeit und Ortsunabhängigkeit gewährleistet. Zudem können vorgegebene Abläufe bei der Bearbeitung von Hinweisen, z.B. Rückmelde- und Löschungsfristen, im System eingerichtet werden, sodass sie ggf. automatisiert erfolgen oder ein Bearbeiter an sie erinnert wird.
Die Software kann speziell für Ihr Unternehmen ausgestaltet werden. Beispiele für die Individualisierungsmöglichkeiten Ihres Hinweisgebersystems sind:
Die Software kann speziell für Ihr Unternehmen ausgestaltet werden. Beispiele für die Individualisierungsmöglichkeiten Ihres Hinweisgebersystems sind:
- Screendesign speziell für Ihr Unternehmen,
- Kanäle für individuelle Gruppen von hinweisgebenden Personen (z.B. Angestellte, Kooperationspartner, Leiharbeitnehmer),
- Erläuterungen zu den für Ihr Unternehmen relevanten Delikten für die hinweisgebenden Personen (z.B. Beschreibung von Korruption und Geldwäsche),
- Fragenkataloge, die so ausgestaltet sind, dass sie die hinweisgebenden Personen durch den Prozess leiten und relevante Informationen für die Bearbeitung der Meldung abfragen.
3. Ist das digitale Hinweisgebersystem sicher?
Das System gewährleistet die erforderliche Sicherheit der Datenübertragung (vollständige clientseitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Zudem ist der Zugang zum System als Bearbeiter über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.
4. Können auch vertrauliche/anonyme Hinweise abgegeben werden?
Ja, es können sowohl vertraulich als auch anonym Hinweise abgegeben werden. Die Einrichtung der Möglichkeit, anonym zu melden, hängt davon ab, ob sich Ihr Unternehmen dafür entscheidet. Eine Pflicht anonyme Meldekanäle anzubieten, besteht nicht. Wenn Sie ein digitales System nutzen, kann die Wahrung der Anonymität gewährleistet werden und auch die Rückkommunikation mit dem Hinweisgeber ist möglich.
Ja, es können sowohl vertraulich als auch anonym Hinweise abgegeben werden. Die Einrichtung der Möglichkeit, anonym zu melden, hängt davon ab, ob sich Ihr Unternehmen dafür entscheidet. Eine Pflicht anonyme Meldekanäle anzubieten, besteht nicht. Wenn Sie ein digitales System nutzen, kann die Wahrung der Anonymität gewährleistet werden und auch die Rückkommunikation mit dem Hinweisgeber ist möglich.
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